Perencanaan Pengadaan Kegiatan Gathering Kantor
Mengadakan kegiatan gathering kantor dapat menjadi cara yang efektif untuk membangun semangat kerja, meningkatkan kolaborasi antar-karyawan, serta memperkuat hubungan antar-departemen. Namun, agar kegiatan ini berjalan lancar dan mencapai tujuan, perencanaan pengadaan kegiatan gathering kantor perlu dilakukan dengan cermat. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam perencanaan pengadaan gathering kantor yang dapat membantu memastikan keberhasilan acara.
1. Menentukan Tujuan dan Sasaran Acara
Langkah pertama dalam perencanaan pengadaan gathering kantor adalah menetapkan tujuan acara. Apakah acara ini bertujuan untuk membangun kekompakan tim, memperkuat semangat kebersamaan, atau mungkin merayakan pencapaian tertentu? Setelah menentukan tujuan, buatlah sasaran yang jelas, misalnya meningkatkan kepuasan kerja karyawan sebesar 10% atau mempererat hubungan antar-departemen tertentu.
2. Menyusun Anggaran
Anggaran adalah faktor penting yang menentukan skala dan konsep gathering. Rincikan anggaran untuk setiap komponen acara seperti sewa tempat, transportasi, konsumsi, dan hiburan. Anggaran yang baik membantu menghindari pemborosan serta memastikan semua kebutuhan dapat terpenuhi tanpa melebihi batas dana yang telah ditetapkan.
Komponen anggaran yang umumnya diperlukan:
- Biaya tempat dan akomodasi
- Konsumsi dan katering
- Biaya transportasi
- Sewa peralatan (seperti sound system, dekorasi)
- Hiburan atau kegiatan tambahan (games, door prize, dll)
3. Memilih Lokasi dan Waktu
Pemilihan lokasi gathering sangat menentukan suasana acara. Pilihlah tempat yang cukup nyaman dan sesuai dengan jumlah peserta. Lokasi outdoor seperti pantai, pegunungan, atau taman dapat menjadi pilihan menarik, namun pastikan lokasinya mudah dijangkau. Selain itu, pertimbangkan waktu acara yang tidak mengganggu jadwal kerja utama agar karyawan bisa berpartisipasi dengan antusias.
4. Mengembangkan Konsep dan Tema Acara
Konsep dan tema yang menarik akan meningkatkan keseruan acara gathering. Sesuaikan tema dengan tujuan yang ingin dicapai, misalnya tema “Bersama Menuju Sukses” untuk memperkuat semangat kerja sama, atau tema “Back to Nature” jika acara dilakukan di alam terbuka. Tentukan pula rangkaian acara yang sejalan dengan tema, seperti ice-breaking games, diskusi interaktif, atau bahkan sesi sharing pengalaman untuk mempererat ikatan emosional.
5. Menyusun Rundown Acara
Setelah tema dan konsep sudah ditentukan, susunlah jadwal acara (rundown) yang mendetail agar semua kegiatan berlangsung lancar. Rundown yang teratur membantu mengelola waktu dan mengurangi potensi gangguan. Pertimbangkan juga waktu istirahat atau jeda yang cukup agar peserta bisa menikmati acara tanpa merasa kelelahan.
Contoh Rundown Gathering Kantor:
- 09.00 – 09.30: Registrasi dan Pembukaan
- 09.30 – 10.30: Ice-breaking Games
- 10.30 – 12.00: Sesi Workshop/Presentasi
- 12.00 – 13.00: Makan Siang
- 13.00 – 15.00: Kegiatan Tim (outbound atau games kolaborasi)
- 15.00 – 16.00: Sesi Refleksi dan Kesimpulan
- 16.00 – 17.00: Hiburan dan Penutupan
6. Mengelola Logistik dan Fasilitas Pendukung
Pastikan kebutuhan logistik, seperti alat transportasi, peralatan audio-visual, dan fasilitas lainnya, terpenuhi dengan baik. Siapkan pula alternatif jika terjadi hal-hal tak terduga. Jika menggunakan jasa pihak ketiga untuk layanan transportasi, makanan, atau alat, pastikan kontraknya jelas dan komunikasikan kebutuhan dengan baik.
7. Mengadakan Survey dan Menganalisis Feedback Peserta
Setelah gathering selesai, lakukan survei untuk mengetahui kesan peserta terhadap acara tersebut. Feedback ini sangat penting untuk memahami kekurangan dan kelebihan yang terjadi serta merencanakan acara yang lebih baik di masa depan.
Kesimpulan
Perencanaan pengadaan gathering kantor yang matang membutuhkan kolaborasi dan perhatian terhadap detail agar acara dapat berjalan sesuai harapan. Dengan tujuan yang jelas, anggaran yang tepat, lokasi yang strategis, dan konsep acara yang menarik, gathering kantor bisa menjadi momen berkesan yang memberikan dampak positif bagi karyawan dan perusahaan.
Segera hubungi kami, jika Perusahaan Anda membutuhkan Jasa Event Organizer (EO) untuk pengadaan kegiatan Employee Gathering. Kami telah menyiapkan Paket Gathering dengan program acara yang menarik.
PHONE: 0812-9033-0797 (WA) / 0857-1799-7766
Beberapa Klien Kami